POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S.

1. PRESENTACIÓN
La presente Política de Tratamiento de la Información Personal es el documento a través del cual SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S. se compromete con la conformación del Sistema de Gestión de Datos Personales, permitiéndole a las personas naturales el poder ejercer sus derechos de administrar, consultar y/o controlar la información personal que sobre ellos sean tratados en nuestra organización.

SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S. reconoce que la Ley General de Protección de Datos Personales y sus decretos reglamentarios, le atribuye a las personas naturales la titularidad, control y poder de disposición sobre su información personal; debiendo en todo momento el RESPONSABLE O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, actuar en cumplimiento del marco normativo de protección de la información en el desarrollo del objeto social de la organización.

Es así, como en nuestro compromiso con la protección de datos personales y en aras de consolidar la cultura organizacional, procedemos a dar a conocer los compromisos de nuestra organización con el control y administración de la información que sobre los titulares de los datos personales se encuentran siendo objeto de tratamiento.

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE
SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S. es una Institución Prestadora de Servicios de salud de nivel básico de atención que presta servicios integrales y de calidad, contribuyendo al mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad.

El actuar de la organización se desarrolla en cumplimiento de los valores de honestidad, compromiso, actitud de servicio, respeto, transparencia y competitividad.

La organización en calidad de Responsable del Tratamiento, pone a disposición de los interesados sus datos de identificación y contacto:
a. NOMBRE O RAZÓN SOCIAL: SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S.
b. NIT. 804.017.200-8
c. DOMICILIO PRINCIPAL: Floridablanca (Santander)
d. DIRECCIÓN: Calle 31ª No. 26-52 Cañaveral
e. CORREO ELECTRÓNICO: servicioalcliente@sigemasa.com
f. TELÉFONO: (7) 6436778
g. SITIO WEB: www.sigema.com.co

3. NORMATIVIDAD APLICABLE
SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S. manifiesta su compromiso con la atención de la prestación de servicios de salud en medicina general, odontología general, promoción de la salud y prevención de la enfermedad, nutrición y psicología, satisfaciendo las necesidades y expectativas de nuestros clientes y usuarios, con calidad en la atención, talento humano idóneo y capacitado en el cumplimiento del tratamiento adecuado de los datos personales de los titulares de la información.

Es así, como en cumplimiento del marco normativo en materia de protección de datos personales, los RESPONSABLES y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, deben garantizar en todo momento que los titulares de la información puedan ejercer el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos. Por ello, procedemos a informar la normatividad que rige nuestro actuar en la materia, asegurando en todo momento la protección de la intimidad, dignidad, honor, honra y privacidad de todas aquellas personas, de las cuales tratamos información personal.

El marco normativo a través del cual se desarrolla la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, es:
– Constitución Política de Colombia de 1991, Artículo 15: Al interior de ésta, se consagra como derecho fundamental: el buen nombre, intimidad y habeas data de las personas.
– Congreso de la Republica de Colombia, Ley 1581 de 2012: A través de esta se establecen los lineamientos rectores del actuar de las personas naturales y jurídicas que realicen el tratamiento de datos personales, estableciendo las condiciones mínimas para que se lleve a cabo el ciclo RAUSC de los datos personales.
– Presidente de la Republica de Colombia, Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Por medio de éste, se complementa el marco general de protección de datos personales, constituido por la Ley 1581 de 2012; regulando el decreto aspectos relacionados con la autorización otorgada por el titular de los datos personales, las Políticas de Tratamiento de la Información, el ejercicio de los derechos de los titulares, las transferencias de datos personales y la responsabilidad demostrada frente al manejo de la información.
– Presidente de la Republica de Colombia, Decreto Reglamentario 886 de 2014. Por medio de éste se regula el cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, a través del cual se define el directorio público de las bases de datos personales sujetas a Tratamiento por parte de las personas naturales y jurídicas al interior del Estado colombiano.
– Congreso de la Republica de Colombia, Ley 23 de 1981. Por medio de ésta se señalan normas en materia de ética médica y se expresa que la Historia Clínica es un documento privado sometido a reserva, al cual solo podrá tener acceso: el paciente, los terceros autorizados por el paciente o por medio de orden legal.
– Ministerio de Salud y Protección Social, Resolución 1995 de 1999. Por medio de ésta el Ministerio de Salud y Protección Social en cumplimiento de sus funciones, determina que se hace necesario establecer los lineamientos para el adecuado diligenciamiento, administración, conservación, custodia y confidencialidad de las historias clínicas.
– Ministerio de Salud y Protección Social y Ministerio de Cultura, Resolución 839 de 2017. Por medio de la presente, se realiza la modificación en lo pertinente de la Resolución de 1995 de 1999, en relación al manejo, custodia, tiempo de retención, conservación y disposición final de los expedientes de las historias clínicas, así como reglamentar el procedimiento que deben adelantar las entidades del SGSSS, para el tratamiento de éstas en caso de llegarse a encontrar en proceso de liquidación.
– Ministerio de Salud y Protección Social, Resolución 2346 de 2007. Por medio de la cual se regula la práctica de evaluaciones médicas ocupacionales y el manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales.
– Ministerio de Salud y Protección Social, Resolución 1918 de 2009. Por medio del cual se modifican los artículos 11 y 17 de la Resolución 2346 de 2007. Cabe señalar, que el artículo 17 desarrolla lo ateniente a la custodia y entrega de las evaluaciones médicas ocupacionales y de las historias clínicas ocupacionales.

4. DEFINICIONES
La organización para facilitar la comprensión de la presente Política de Tratamiento de la Información Personales, desarrolla los siguientes conceptos:
a. Autorización: Consentimiento previo, inequívoco e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
b. Autorizado o apoderado: Persona autorizada por el titular de los datos personales para realizar la solicitud, trámite o consulta de su información ante SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S.
c. Base de Datos: Conjunto organizado de datos de carácter personal, a los cuales se accede mediante criterios determinados, cualquiera que fuera la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
d. Causahabientes: Persona que ha sucedido o sustituido a otra (el causante). La sucesión o sustitución puede haberse producido por acto entre vivos o por causa de muerte (heredero).
e. Clientes: Personas naturales o jurídicas que requieran los servicios de medicina general, odontología general y especializada, salud ocupacional, promoción de la salud y prevención de la enfermedad, nutrición, psicología.
f. Consulta: Derecho del titular o sus causahabientes de conocer la información personal que repose en las bases de datos de la organización.
g. Dato personal: Cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas naturales determinadas o determinables.
h. Dato privado: Información que ésta relacionada con el ámbito privado de las personas, tales como: libros de los comerciantes, datos contenidos en documentos privados, datos relaciones con estilos de vida, fotografías, videos, entre otros.
i. Dato público: Es la información clasificada por mandato de la ley o la Constitución Política como tal, es decir, son todos aquellos datos que no son considerados privados, semiprivados o sensibles, estos son: datos relativos al estado civil de las personas, profesión u oficio, calidad de comerciante o servidor público, entre otros.
j. Dato semiprivado: Información que no tiene la naturaleza de íntima, privada o pública, encontrándose su tratamiento sujeto a la autorización por parte del titular de los datos personales, estos datos son: datos de contacto, crediticios, académicos, entre otros.
k. Dato sensible: Información que afectan la esfera más íntima del titular de los datos personales y cuyo uso indebido puede generar su discriminación, estos son: datos de origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, datos relativos a la salud, a la vida sexual, antecedentes médicos y quirúrgicos, datos biométricos, entre otros.
l. Dato sobre salud: Información sensible concernientes a la salud pasada, presente o futura, de carácter física o psicológica de una persona natural, estos son: datos de sanidad, enfermedad, diagnóstico, tratamiento, estado de gravidez, hábitos alimenticios y sexuales, estilo de vida, adicciones y consumo de alcohol y drogas. Igualmente se consideran datos sobre la salud las informaciones referentes al cuerpo humano, los datos genéticos, antecedentes familiares, la raza, características físicas y todas aquellas informaciones relevantes para la prestación de los servicios médicos asistenciales.
m. Encargado del tratamiento: La persona natural o jurídica, pública o privada, u órgano administrativo que, solo o conjuntamente con otros, trate datos personales por cuenta de SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S., como consecuencia de la existencia de una relación jurídica que delimita el ámbito de su actuación para la prestación de un servicio. SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S. también podrá ser ENCARGADO DEL TRATAMIENTO frente a aquellos sujetos que actuando en calidad de RESPONSABLE DE LOS DATOS PERSONALES les faculte su tratamiento.
n. Equipo de salud: Profesionales, Técnicos y Auxiliares del área de la salud vinculados a SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S., que realizan la atención clínico asistencial directa del paciente y los Auditores Médicos de Aseguradoras y Prestadores responsables de la evaluación de la calidad del servicio brindado.
o. Historia Clínica: Documento privado, de tipo técnico, clínico, legal obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención. Dicho documento únicamente puede ser conocido por el paciente, terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por la ley, atendiendo a lo dispuesto en la Resolución 1995 de 1999.
p. Historia Clínica Ocupacional: Es aquella que contiene y relaciona los antecedentes laborales y de exposición a factores de riesgo a los cuales se ven expuestas las personas en desarrollo de la vida laboral.
q. Paciente: Persona usuaria de los servicios de salud que requiere los servicios por parte de SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S.
r. Persona identificable: Toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, mediante cualquier información referida a su identidad física, fisiológica, psíquica, económica, cultural o social. Una persona natural no se considerará identificable si dicha identificación requiere plazos o actividades desproporcionados.
s. Persona o área responsable de la gestión de consultas y reclamos: Persona(s) que han sido designadas internamente por SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S. para ejercer de manera formal la función de coordinar y controlar las quejas, solicitudes o reclamos que los titulares formulen.
t. Proveedor: Persona natural o jurídica que mediante un acuerdo contractual con SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S., a través del uso de medios humanos y materiales propios o ajenos, se obliga a ejecutar la totalidad o parte de obras o servicios con sujeción a un proyecto y/o contrato.
u. Reclamo: Solicitud del titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar, o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la ley.
v. Responsable del tratamiento de la información: Persona natural o jurídica que decide sobre la administración de las bases de datos y la gestión de los datos personales.
w. Titular del dato: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento por parte de los SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S.
x. Transferencia: Envío de datos personales que realiza el responsable o el encargado desde Colombia a un responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia internacional).
y. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y tiene por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
z. Tratamiento: Cualquier operación o procedimiento físico o técnico, sea o no automatizado, que permita la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión.

5. PRINCIPIOS QUE ORIENTAN EL TRATAMIENTO DE DATOS
SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S. realiza el tratamiento de los datos personales de los titulares bajo el cumplimiento de los siguientes principios desarrollados por la Ley 1571 de 2012, los cuales:

a. Principio de acceso y circulación restringida. El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento de información personal se realiza por personas autorizadas por el Titular y su circulación y acceso se restringe a quienes tienen necesidad de conocer la información en virtud de las funciones o servicios que desarrollan.
b. Principio de confidencialidad. Todas las personas que intervengan en el tratamiento de aquellos datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
c. Principio de finalidad. El tratamiento de los datos personales que posea o a los cuales tenga acceso SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S. no podrán ser utilizados para finalidades incompatibles o contrarias con aquellas que el titular hubiere autorizado. No se considerará incompatible el tratamiento posterior que obedezca a fines históricos, estadísticos, contables, científicos y cualquier otro autorizado de forma expresa por la ley.
d. Principio de lealtad. El tratamiento de información personal se realizará de manera leal y lícita en concordancia con los principios y la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, garantizando el libre ejercicio de los derechos de los titulares.
e. Principio de legalidad. El tratamiento de los datos personales, es una actividad reglada que debe sujetarse en todo momento a lo señalado por la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normas que la modifiquen y/o complementen.
f. Principio de libertad. El tratamiento de los datos personales, es realizado por SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S. de acuerdo con el consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales.
g. Principio de necesidad. Los datos personales objeto de tratamiento serán aquellos que resulten necesarios, pertinentes y adecuados de acuerdo con el ámbito y las finalidades explícitas y legítimas para las que hayan sido recabados. La información personal solicitada al Titular en ningún caso será excesiva o incoherente en relación con la destinación o uso que recibirá la misma al interior de SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S.
h. Principio de seguridad. La información objeto de tratamiento se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
i. Principio de veracidad o calidad. El tratamiento de los datos personales por parte de SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S. es veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Es obligación del titular de los datos personal actuar en cumplimiento del principio constitucional de buena fe.

6. TITULARES DE INFORMACIÓN PERSONAL
SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S. para el desarrollo de su objeto social requiere conocer y tratar datos personales, los cuales pertenecen a las siguientes personas:
a. Trabajador Directo.
b. Familiar del Trabajador Directo.
c. Contratista.
d. Practicante Universitario.
e. Aprendiz SENA.
f. Trabajador en Misión.
g. Proveedor.
h. Paciente.
i. Familiar del Paciente.
j. Visitante.
k. Cliente.
l. Clientes Potenciales.
m. Brigadista.

7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S. en cumplimiento del Principio de Finalidad, se permite manifestar a usted las finalidades por las cuales se recolectara, actualizara, usara, circulara y suprimirá la información que suministran los titulares de datos personales, estos son:
a. Llevar a cabo la prestación de los servicios de medicina general, odontología general y especializada, salud ocupacional, promoción de salud y prevención de la enfermedad, nutrición, psicología y laboratorio clínico I, II y III nivel de complejidad, requeridos por los usuarios de SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S.
b. Realizar la validación de la identidad del paciente y su condición de afiliado al Sistema de Seguridad Social en Salud.
c. Mantener comunicación con el paciente en relación con los servicios de salud y atención que presta SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S.
d. Dar trámite y estudio a las solicitudes o consultas de historias clínicas.
e. Elaborar y remitir informes dirigidos a las Entidades de Prestación de Salud sobre los servicios médicos prestados al paciente, estadísticas de enfermedades de salud pública, y demás informes y reportes ordenados por Ley.
f. Realizar el informe del diagnóstico de las condiciones de salud de los pacientes valorados.
g. Mantener comunicación y contacto constante con los clientes de la organización.
h. Ofertar los servicios de SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S. a clientes potenciales.
i. Adelantar las actuaciones de cobro frente a las Entidades de Prestación de Salud por los servicios prestados a sus pacientes.
j. Determinar los niveles de satisfacción del paciente en la prestación del servicio de salud a través de peticiones, quejas, reclamos dirigidos a la Organización.
k. Desarrollar los programas y planes de Seguridad y Salud en el Trabajo para los trabajadores directos, trabajadores en misión, contratistas, practicante universitario, aprendiz SENA y brigadista.
l. Dar respuesta a los requerimientos judiciales y administrativos en relación con los usuarios y servicios de salud que ofrece SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S.
m. Realizar los procesos de selección de personal de manera directa o a través de un tercero junto con los procedimientos señalados para el efecto: entrevista, verificación de la información proporcionada, aplicación de pruebas de ingreso, entre otros.
n. Efectuar la contratación del talento humano requerido para el desarrollo del objeto social de SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S.
o. Dar trámite y estudio a las incapacidades, permisos o licencias del trabajador.
p. Implementar programas de prevención y cuidado en salud de los pacientes y trabajadores.
q. Realizar la selección, contratación y registro de proveedores.
r. Llevar a cabo la gestión, desarrollo y control de las relaciones contractuales civiles, comerciales y laborales, así como el mantenimiento de históricos por los plazos legalmente establecidos.
s. Realizar monitoreo y video vigilancia de las instalaciones de SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S. con la finalidad de preservar la seguridad de los visitantes, personal interno y activos fijos de la organización.
t. Realizar el pago del salario mensual, del Sistema General de Seguridad Social y demás presentaciones sociales y acreencias laborales de cada uno de los trabajadores de la organización
u. General el archivo de las historias clínicas de los clientes externos de la organización.
v. Llevar a cabo el archivo de las relaciones comerciales y contractuales que realice la organización.

8. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S. le da a conocer los derechos que como titular de los datos personales, podrá ejercer ante nuestra organización, ya que entendemos la importancia de proteger y velar por el cuidado de la información que es tratada por nosotros.

Los derechos que le asisten como titular de datos personales son:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales ante el RESPONSABLE o ENCARGADO del tratamiento de datos personales.
b. Solicitar y obtener prueba de la autorización que los titulares de los datos personales le otorgare de forma libre, expresa e informada al RESPONSABLE del tratamiento de la información.
c. Conocer las finalidades del tratamiento de los datos personales por parte del RESPONSABLE o ENCARGADO del tratamiento de la información.
d. Presentar solicitudes de consultas y reclamos ante el RESPONSABLE o ENCARGADO del tratamiento de os datos personales, en aras de salvaguardar su derecho a la protección de datos personales de acuerdo con las pautas establecidas en la Ley y en los términos de la presente política.
e. Solicitar la supresión de los datos personales o revocar la autorización concedida cuando se determine mediante un proceso judicial o administrativo que el RESPONSABLE O ENCARGADO del tratamiento de datos personales, vulneraron con su actuar las disposiciones legales y constitucionales sobre la materia.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales, por cualquier medio que permita conocerla incluyendo los electrónicos.

8.1. Restricciones a los Derechos de los Titulares

SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S. actuando de conformidad con lo establecido en el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, la consulta de información personal que realice el titular será gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales a la presente Política de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

Por lo anterior, en las consultas que se presenten con una periodicidad mayor a una por cada mes calendario, SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S. podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

La revocatoria de la autorización y/o solicitud de supresión de datos personales no procederá cuando el titular tenga una obligación legal o contractual de permanecer en las bases de datos de SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S.

Así mismo, la información relativa a los titulares inactivos podrá permanecer en las bases de datos en cumplimiento de las normas del Sistema General de Seguridad Social y el Estatuto Tributario, las cuales exigen la conservación de la información histórica y contable por plazos estrictamente legales, por lo que la misma no podrá ser suprimida en todas las ocasiones.

9. CANALES DE ATENCIÓN
SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S. pone a disposición de los titulares los siguientes canales de comunicación destinados a la recepción de consultas y reclamos relacionados con la protección de sus datos personales:
a. Punto de Atención Personal: Calle 31ª No. 26-52 Cañaveral, Floridablanca (Santander).
b. Correo Electrónico: servicioalcliente@sigemasa.com
c. Sitio Web: www.sigema.com.co

10. GESTIÓN DE SOLICITUDES: CONSULTAS Y RECLAMOS
10.1. Área Responsable
SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S. ante el compromiso con el debido cuidado y protección de los datos personales de los titulares, para garantizar el ejercicio de los derechos que le han sido conferidos por la Ley, y en aras de garantizar el debido tramite y respuesta oportuna de las consultas y reclamos, hemos designado al área de SERVICIO AL CLIENTE como encargada de la recepción, direccionamiento y respuesta a las solicitudes que se llegaren a presentar.

Dicho canal tiene la responsabilidad de asegurar en todo momento los derechos de los titulares de los datos personales de Acceso, Rectificación, Actualización Y Cancelación de los datos personales, conforme a lo dispuesto en el marco normativo en materia de protección de datos personales.

10.2. Consulta del titular de datos personales: (Art. 14 L. 1581 de 2012)
Las consultas serán atendidas por nuestra organización en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en que la misma haya sido recibida a través de los canales de comunicación dispuestos para el efecto en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

De no ser posible atender la solicitud de consulta dentro del término señalado anteriormente, SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S. informará al interesado las razones que motivaron la prórroga, señalando de forma expresa la nueva fecha en la cual se le dará respuesta a la solicitud presentada; cabe señalar, que la prorroga no podrá en ningún caso exceder los cinco (05) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
10.3. Consulta del titular de datos personales: (Art. 15 L. 1581 de 2012)
Los reclamos serán atendidos por nuestra organización en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que el mismo haya sido recibido a través de los canales de comunicación definidos en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S. dará trámite a la solicitud de reclamo atendiendo a las siguientes reglas:
o Si el reclamo no cumple con el contenido mínimo requerido en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales o se encuentra incompleto, se comunicará esta situación al interesado, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del mismo, para que subsane las falencias existentes. Si transcurridos dos (2) meses desde que el interesado fue requerido por nuestra organización, éste no hubiere corregido la solicitud o aportado la información requerida, se entenderá abandonado el reclamo y se procederá a su archivo definitivo.
o Si el titular de los datos personales o el tercero debidamente autorizado por éste, atiende los requerimientos datos por nuestra organización, se entenderá que el reclamo se encuentra completo y le será dará trámite a la solicitud presentada.

De no ser posible atender la solicitud de reclamo dentro del término señalado anteriormente, SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S. informará al interesado las razones que motivaron la prórroga, señalando de forma expresa la nueva fecha en la cual se le dará respuesta a la solicitud presentada; cabe señalar, que la prorroga no podrá en ningún caso exceder los ocho (08) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10.4. Procedimiento en Caso de Incompetencia o Inconformidad del Titular
o Incompetencia de SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S.: En caso de que nuestra organización no sea competente para dar trámite a la consulta o reclamo recibidos por parte del titular de los datos personales o por el tercero autorizado por éste, se emitirá respuesta en un término no mayor a cinco (5) días hábiles explicando al peticionario los motivos por los cuales no es la entidad facultada para resolverlo.
o Inconformidad del titular de datos personales con la respuesta dada por SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S.: En casa de que el titular de los datos personales o los terceros autorizados por éste, se encuentren inconformes con la respuesta recibida o considere que la misma no satisface sus necesidades, dispondrá de un término de quince (15) días hábiles a partir de la notificación de la respuesta para pedir que sea revaluada en los casos en que haya sido desfavorable a sus intereses.

10.5. Contenido Mínimo de la Solicitud de Consulta o Reclamo
Las solicitudes que presente el titular de los datos personales con el fin de realizar una consulta o reclamo sobre el uso y manejo de su información por parte de SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S., deberán contener unas especificaciones mínimas, en aras de brindar al titular una respuesta clara y coherente con lo solicitado.

Los requisitos de la solicitud de consulta o reclamo son:
a. Estar dirigida a SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S.
b. Contener la identificación del Titular (Nombre y Documento de identificación)
c. Contener la descripción de los hechos que motivan la consulta o el reclamo.
d. Indicar la dirección de notificación del Titular, tanto física como electrónica.
e. Anexar los documentos que se quieren hacer valer.

11. SUMINISTRO DE DATOS PERSONALES
SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S. en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 1581 de 2012, manifiesta que los datos personales por nosotros tratados, sólo serán suministrados cuando la solicitud sea elevada por las siguientes personas:
a. Titular del dato personal, sus causahabientes o sus representantes legales, siempre y cuando acrediten esta calidad.
b. Aquellas autorizadas por el titular del dato personal o por la Ley.
c. Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

Cabe señalar, que las entidades públicas o administrativas, cuando formulen solicitudes de información personal deberán justificar la relación existente entre la necesidad de obtener dicha información y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.

11.1. Autorización a Terceros
El titular de los datos personal podrá autorizar a terceros para formular consultas o reclamos en materia de protección de información; por ello, el titular deberá remitir a SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S. la respectiva autorización de manera física o por correo electrónico mediante la cual faculta al tercero para que éste realice en su nombre el ejercicio de sus derechos como titular de los datos personales. La presentación de la autorización constituye un requisito obligatorio para garantizar la reserva de la información frente a terceros no autorizados.

La autorización dado por el titular de los datos personales a un tercero, deberá contener como mínimo lo siguiente:
a. Identificación del titular que autoriza
b. Copia de la cedula de ciudadanía del titular
c. Nombre y datos de identificación de la persona autorizada.
d. Tiempo por el cual puede consultar, actualizar o rectificar la información.
e. Carácter voluntario y libre de la autorización.

12. CARÁCTER RESERVADO DE LA HISTORIA CLÍNICA
La Resolución 1995 de 1999 del Ministerio de Salud y Protección Social establece los lineamientos necesarios para el adecuado diligenciamiento, administración, conservación, custodia y confidencialidad de las historias clínicas; la cual es modificada en lo pertinente por la Resolución 839 de 2017 del Ministerio de Salud y Protección Social y el Ministerio de Cultura, la cual se desarrolla teniendo en cuenta la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias en cuando al uso, manejo, recolección, tratamiento y supresión de las historias clínicas.

De esta forma es de vital importancia señalar, que las historia clínicas por tener carácter reservado, es un documento de acceso restringido, al cual podrán tener acceso determinadas personas y entidades. Es por ello, que en cumplimiento del marco normativo señalado en la presente Política de Tratamiento de los Datos Personales, SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S. manifiesta que los datos contenidos en las historias clínicas solo podrán ser comunicados y conocidos por las siguientes personas:
1. El paciente o su representante legal.
2. Las personas autorizadas por el paciente o por la Ley.
3. El equipo de salud.
4. Las autoridades judiciales y de Salud en los casos previstos en la Ley.

Le informamos que el titular paciente EPS o Externo podrá solicitar copia de su historia clínica de forma directa o por intermedio de su representante legal. Por ello, teniendo en cuenta que los datos de salud, constituyen datos de naturaleza sensible, se establece que para el acceso por parte de terceros a las historias clínicas, éstos deberán contar con la autorización expresa otorgada por el paciente que es titular de la historia clínica.

Las autoridades judiciales, Tribunales de Ética Médica, Secretaría de Salud, Ministerio de Salud y Superintendencia Nacional de Salud podrán conocer la historia clínica cuando sea necesario en el curso de investigaciones que tengan a su cargo y en los casos previstos por la Ley.

13. MANEJO Y CUSTODIA DE LA HISTORIA CLÍNICA
13.1. Responsable del Manejo y Custodia de la Historia Clínica
SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S. es RESPONSABLE en el manejo y custodia de la historia clínica, actuando en todo momento en estricto cumplimiento de la Resolución 839 de 2017, Resolución 1995 de 1999, la Ley 23 de 1981 y demás normas que regulen la materia, señalando los lineamientos necesarios para la adopción de medidas apropiadas y efectivas para que los intervinientes en la atención del paciente, guarden en todo momento absoluta confidencialidad y reserva de la información contenida en la historia clínica.

SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S. cuenta con las medidas de seguridad pertinentes para la conservación, integridad e inviolabilidad de los registros médicos que conforman la historia clínica que se encuentren almacenados en sus sistemas de información; demostrando en todo momento el compromiso de nuestra organización con el debido cuidado y custodia de las historias clínicas de los pacientes.

La información y los datos sobre la salud contenidos en la historia clínica serán conservados en el Archivo central de nuestra organización de conformidad con lo previsto en la Ley, así:
o Por un período de quince (15) años contado a partir de la última fecha de atención al paciente. El archivo se encuentra resguardado bajo condiciones locativas y materiales idóneas, restringiendo su acceso sólo al personal autorizado.
o Por un período de treinta (30) años las historias clínicas de víctimas de violaciones de derechos humanos o infracciones graves al Derecho Internacional Humanitario.
o Por término permanente cuando las historias clínicas se relaciones con delitos de lesa humanidad.

13.2. Encargado del Manejo y Custodia de la Historia Clínica
SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S. cuando ostente la calidad de ENCARGADO en el manejo y custodia de la historia clínica, se compromete en todo momento a dar cumplimiento a la Política de Tratamiento de Datos Personales del RESPONSABLE y la señalada en el presente documento, como lineamientos de nuestra organización.

Por esta razón, se señala que los propósitos fundamentales de nuestra organización para el tratamiento de la historia clínica, en cumplimiento de lo dispuesto en la relación contractual establecida con los RESPONSABLES del Tratamiento de Datos Personales son los siguientes:
o Atención asistencial.
o Calidad de la atención en la prestación del servicio de salud.
o Control y gestión de los servicios de nuestra organización.
o Cumplimiento de los aspectos médicos y legales relacionados con la prestación del servicio de salud.

14. DATOS SOBRE LA SALUD
SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S. en su calidad de RESPONSABLE del Tratamiento de Datos Personales de pacientes y familiares, garantizará que en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, que la recolección de su información personal se realiza con la debida autorización libre, previa, expresa y debidamente informada por parte del titular de la información, dando cumplimiento en todo momento al deber de confidencialidad y seguridad de la información.

El suministro de los datos personales de naturaleza sensible por parte del titular de la información será facultativo, pudiendo estos abstenerse de realizar su entrega; no obstante se señala que estos datos serán necesarios para la correcta prestación de los servicios de salud, siendo indispensable para efectuar diagnósticos, tratamientos, procedimientos médicos y de rehabilitación, entre otros prestados por nuestra organización.

La información relativa a la salud y cualquier otro dato de carácter sensible será objeto de especial protección y reserva, por lo cual se proporcionarán las medidas técnicas, administrativas y humanas necesarias para garantizar su seguridad, evitando su uso, acceso y circulación por parte de personas no autorizadas. Lo anterior sin perjuicio de las excepciones relativas a la urgencia médica contempladas en la normatividad vigente.

15. RELACIONAMIENTO CON TERCEROS
SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S. como RESPONSABLE del Tratamiento de Datos Personales, actúa en todo momento en el cumplimiento del marco normativo en materia de protección de información personal y promoviendo la conformación de una cultura organizacional, que conlleve en todo momento al mejoramiento de sus procesos y a la calidad en la prestación de servicios.

Es por ello, que los terceros que eventualmente participen en el Tratamiento de Datos Personales para la correcta gestión de sus actividades y que tengan la necesidad de acceder a información personal o a las bases de datos administradas por SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S., asumirán la condición de ENCARGADOS del Tratamiento y estarán obligados en su actuar al cumplimiento de nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales.

15.1. Selección de Proveedores y Contratistas
SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S. para el desarrollo de su objeto social, celebra contratos civiles y comerciales que por su naturaleza exigen el tratamiento de datos personales de quienes adquieren la condición de proveedores o contratistas, los cuales gozan de los derechos que tiene todo titular. Es por ello, que por medio del presente documento se hace saber que nuestra organización utilizara la información que llegue a conocer del proveedor, sus trabajadores y contratistas exclusivamente para los fines relativos al desarrollo del objeto contractual pactado.

16. GESTIÓN DE INFORMACIÓN EN LA SELECCIÓN DE PERSONAL
Para el desarrollo de los procesos de selección y contratación de personal, SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S. realiza actividades de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión sobre la información personal de los aspirantes o interesados en ocupar un cargo en la empresa.

El aspirante que entregue su hoja de vida, deberá anexar la respectiva autorización para el tratamiento de sus datos personales. De igual forma, con la presentación de sus documentos en el proceso de selección, se da por entendido que el aspirante a trabajador informo a sus referencias personales y laborales sobre la posibilidad de que sean contactados en relación con la información suministrada. En concordancia con el principio de buena fe, se presumirá que la documentación allegada es veraz y auténtica.

Si el aspirante a trabajador no resulta seleccionado al finalizar el proceso, SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S. podrá conservar las hojas de vidas con el propósito de tener en cuenta su postulación para futuras vacantes que se presenten. Sin perjuicio de esto, el titular podrá en cualquier momento solicitar la supresión de su información a través de los canales de atención establecidos en la presente política.

17. SELECCIÓN DEL TALENTO HUMANO DE LA ORGANIZACIÓN
SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S. en el proceso de selección de los trabajadores, realiza la recolección de información personal a través de entrevistas, encuestas, verificación de información, exámenes de ingreso y egreso, evaluaciones de desempeño, entre otros.

La información suministrada por el aspirante a trabajador tiene como finalidad: a) la ejecución de las actividades propias de la vinculación laboral, capacitación, b) seguridad y salud en el trabajo, c) bienestar del personal y d) gestión del talento humano.

Cabe señalar, que de la información de los trabajadores en misión, nuestra organización ostenta la calidad de ENCARGADO del Tratamiento de Datos Personales, ya que es éste quien realiza directamente la recolección de la información.

18. SITIO WEB
El sitio web www.sigema.com.co es dispuesto por SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S. para llevar a cabo la divulgación de la información sobre los servicios ofrecidos y establecer contacto con los titulares de los datos personales en relación a los servicios de salud prestados por nuestra organización.

Cuando el titular proporcione su información a través del link de “contacto” dispuesto en nuestro sitio web reconoce que su información será compilada y tratada como se indica en esta Política.

19. CAPTACIÓN DE IMÁGENES POR SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA
SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S. hace uso de los diversos medios de video vigilancia al interior de las instalaciones, con fines de seguridad y control organizacional. Es por ello, que informamos de la existencia de estos mecanismos, mediante la divulgación de anuncios en sitios visibles de nuestras instalaciones, lo cual permite su fácil ubicación por parte del titular de los datos personales.

Informamos que el sistema de video vigilancia dispuesto al interior de nuestras instalaciones no inspecciona áreas en la que la intimidad del titular sea prioritaria, ya que éste es utilizado con la finalidad de: a) garantizar la seguridad de los bienes, instalaciones y personas y b) vigilar la conducta y desarrollo de las labores por parte del talento humano.

Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante autoridades administrativas o judiciales con sujeción y cumplimiento de las normas aplicables. También se podrá utilizar como prueba dentro de procesos disciplinarios internos y en la vigilancia de los contratos civiles y comerciales.

20. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO
La presente Política de Tratamiento de la Información Personal tendrá vigencia a partir de Abril de 2017.

Los cambios o modificaciones sustanciales que se incorporen en la presente política, serán comunicados al titular con mínimo diez (10) días de antelación a su implementación. La notificación de los cambios se hará a través de los medios de comunicación idóneos.

21. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
La Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios han expresado como obligación de los RESPONSABLES y ENCARGADOS del tratamiento de datos personales el dar cumplimiento en todo momento al PRINCIPIO DE FINALIDAD y TEMPORALIDAD; es por ello que SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN MÉDICA ASISTENCIAL- SIGEMA S.A.S. mantendrá los datos personales de los titulares de datos personales, por el tiempo que se destine a realizar los fines exclusivos para los cuales fue entregada la información, es decir, el periodo de conservación de los datos personales en las bases de datos de la organización, no excederá del tiempo necesario para alcanzar la finalidad con que éstos han sido recolectados.

La presente Política de Tratamiento de Información Personal es dada en la ciudad de Floridablanca (Santander) en el mes de abril de 2017.

Notifíquese y cúmplase,

INGRID LILIANA TORRES ZARATE
REPRESENTANTE LEGAL